Aunque las opiniones sobre la impresión están cambiando, el papel sigue siendo el rey

¿Encaja la impresión en un mundo digital? Adrian McLellan cree que sigue siendo el centro de organizaciones que usan sistemas digitales para idear flujos de trabajo y procesos.

Aunque las opiniones sobre la impresión están cambiando, el papel sigue siendo el rey

¿Cuál es el papel de la impresión en un entorno laboral digital? ¿Cómo están cambiando nuestras necesidades de impresión mientras evoluciona nuestro comportamiento en el trabajo?

Las organizaciones tienen en mente estas preguntas en plena transformación digital, sobre todo las que buscan una ventaja competitiva. ¿Cómo integran la impresión en nuevos flujos de trabajo que priorizan la entrega de servicios digitales?

Quienes buscan introducir flujos de trabajo y procesos digitalizados deberían recordar las palabras del gurú Peter Drucker: «La cultura se merienda a la estrategia». Las personas tienden a incumplir las normas de comportamiento establecidas, independientemente de cómo se les pida actuar. La gente imprime cuando quiere. Solo se producen cambios cuando lo emergente se integra de manera coherente en patrones de comportamiento establecidos.

La oficina moderna

No es que la oficina del futuro vaya a ser igual que la de ahora, ni mucho menos. Las organizaciones están reinventando los flujos de trabajo y procesos en torno a lo digital, al tiempo que mejoran la agilidad, la colaboración y el rendimiento, y se centran más en el cliente. Pero estos flujos de trabajo, más rápidos, conectados y flexibles no han llevado a un declive en las impresiones, como se predecía. Más bien al contrario.

Ha vuelto el vinilo, los libros electrónicos han ayudado al papel y la capacidad digital de mandar información nos ha recordado el valor del papel.

En el trabajo, el vehículo es la nube, una tecnología que permite almacenar, compartir y acceder a documentos desde cualquier parte. Cuanto más compartimos, más información tenemos, y al final hay más material que imprimir. El entorno de trabajo moderno está cada vez más centrado en los documentos, por lo que la impresión sigue teniendo un papel importante.

Hay industrias (jurídicas, médicas y financieras, por ejemplo) en que los registros en papel son fundamentales. Concretamente en las finanzas, si un archivo digital se corrompe nace la amenaza de ser un producto no conforme. De ahí la inmutable calidad del papel juega a su favor. Muchos bancos están considerando tecnologías digitales como la cadena de bloques para trabajar junto a procesos existentes. Las prácticas legales pueden automatizar y digitalizar tareas menores pero integran las tecnologías en flujos de trabajo más tradicionales.

Imprime solo lo importante

Otra consideración es la relación cambiante entre el volumen de impresión y su impacto. La influencia de las políticas sostenibles está cambiando nuestro concepto de impresión, además de las tecnologías en las que decidimos invertir.

El «imprímelo todo» está cambiando a «imprime solo lo importante». En este contexto las organizaciones priorizan la impresión de inyección sobre el láser, priorizan calidad a cantidad y utilizan menos energía, reducen desechos y son más sostenibles con el medio ambiente.

En arquitectura, diseño, publicidad y otros, los flujos de trabajo digitales permiten mayores colaboraciones y menos impresión en masa. La impresión representa cada vez más los picos en el calendario del proyecto, momentos decisivos donde la calidad es lo que importa.

La tecnología nunca debería desplegarse como un agente de cambio. Su eficacia es mayor cuando se diseña para integrarse en un entorno natural, para solucionar problemas y como facilitador. Según un estudio, los milenials (entre 28 y 35 años) imprimen más que cualquier otro adulto. En una era sin atención en que se accede a todo en línea, los milenials saben que la impresión destaca y que es más poderosa cuando se combinacon medios digitales en lugar de utilizarla de manera aislada.

Los documentos como centro del proceso

Con flujos de trabajo mixtos que combinan lo digital y lo impreso, y con organizaciones que buscan impresoras de calidad que sean efectivas tanto para cargas de trabajo grandes como ligeras, es responsabilidad del negocio diseñar procesos que funcionen para la siguiente generación de empleados, poniendo los documentos impresos y digitales en el centro del proceso. Porque, si no, la siguiente oleada de talento podría no llegar hasta aquí.