Cómo Organizar Reuniones Eficaces

Natalia Gómez del Pozuelo te da los mejores consejos para que de ahora en adelante, tus reuniones sean eficaces y productivas.

Cómo Organizar Reuniones Eficaces

Cómo Organizar Reuniones Eficaces

Post exclusivo de la colaboradora del blog Natalia Gómez de Pozuelo (@NataliaGomez_es).

No dejes que la reunionitis ahogue tu organización.

Cada vez que vayas a convocar una reunión, piensa muy bien si es el mejor método para avanzar en el tema y para que de verdad lo hagas, me gustaría que miraras con atención este vídeo, no tiene desperdicio.

Si finalmente decides que es necesario tener una reunión, trata de hacerla lo más eficaz posible. ¿Cómo? Aquí te mostramos unos sencillos puntos que puedes tener en cuenta para ello.

Ten muy claro el objetivo de la reunión y ¡escríbelo!

Si en el momento de poner negro sobre blanco observas que el tema es ambiguo, del tipo: informar, intercambiar opiniones, seguimiento, etc. Tal vez debas plantearte que es una mejor opción enviar un correo o hacer una conference call (llamada múltiple). Cuando al escribir tu objetivo obtienes temas claros y concisos, del tipo: decidir entre A y B, firmar el contrato, etc. define con mucha precisión cada uno de los temas que quieras tratar e incluye el objetivo en la convocatoria para que todos los asistentes tengan muy claro a llo que van.

Participantes: menos es más

A veces, por miedo a dejarnos a alguien fuera y que se moleste, convocamos a demasiadas personas a las reuniones, piensa que si la reunión dura un par de horas, la reunión tendrá un coste del número de hora que dura multiplicado por el coste hora/hombre de todos los participantes. Por tanto, trata de convocar solo a los que de verdad tienen una incidencia directa en la toma de decisión.

Siempre podrás enviar el acta, una vez esté, a las personas que necesitan estar informadas de las decisiones que se tomen.

Si no pudiera asistir alguna de las personas que son claves en el tema que se esté discutiendo o en la toma de la decisión, es más conveniente dejar la reunión para más adelante.

¿Qué conviene incluir en la convocatoria?

Nunca convoques una reunión solo con la hora de comienzo, incluye siempre la hora de finalización y cuanto más se acerque a que la reunión dure una hora solo, es más probable que resulte más eficaz. En algunas empresas, hacen las reuniones de pie para evitar que las personas tiendan a extenderse demasiado en los temas.

En la convocatoria, deberías añadir también:

  • El orden del día con los temas que se van a tratar y el tiempo estimado para cada uno de ellos.
  • Los detalles logísticos de la reunión (horario, emplazamiento, material o información necesaria…)
  • Enviárselo a las personas que participan con tiempo suficiente para que se preparen y solicitarles confirmación, de lo contrario te puedes encontrar con que una persona clave no asiste y la reunión pierde toda su eficacia.
  • También es importante el pedir de forma muy concreta lo que necesitas que los asistentes se preparen para la reunión.

No dejes que las discusiones interminables sean las protagonistas de tu reunión

Para evitar esto, tienes varias alternativas:

Repasa el objetivo y el tiempo estimado para cada tema al principio de la reunión. Si, aun así, se forma una discusión sobre alguno de los temas que se prolonga excesivamente, conviene decir, con educación, que el tiempo disponible para ese tema en concreto ha terminado e invitar a las personas que mantenían la discusión a que manden por escrito una propuesta; cuando pones a las personas “enredadas” deberes, en muchos casos se echan para atrás y en otros, lo que envían suele ser más constructivo que lo que “discutían”.

Deja el acta medio terminada antes de terminar

Al final de la reunión conviene repasar en voz alta las decisiones tomadas con sus respectivas acciones, los responsables para cada tema y la fecha en la que tendrían que entregar aquello a lo que se han comprometido. Esto te evitará muchas idas y vueltas con el acta.

¡Y termina la reunión en el tiempo establecido!

Aunque al principio parezca un poco forzado, si sigues estos pasos se va creando una cultura de eficacia en la empresa, por contraposición a la reunionitis que roba un montón de horas (y de dinero) al presupuesto general, y además ¡quéma a personal!

Manda el acta cuanto antes

Si dejas pasar demasiado tiempo, se pierde eficacia. Y no olvides hacer seguimiento de los temas que han quedado pendientes o en la próxima reunión, nadie creerá en las decisiones que se tomen.

¡Ahora ya puedes realizar reuniones eficaces si realmente es necesario mantenerlas!