"Por qué saber más acerca de los datos de tu impresora y escáner puede ser la mejor decisión empresarial que tomes este año"

Reconoce los riesgos potenciales de los datos y las soluciones para superarlos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE ha entrado en vigor en mayo de este año; sin embargo, de acuerdo con la empresa de investigación Forrester, el 80% de las empresas no lo cumplen en su totalidad, ya sea intencionadamente o no 1. Esto supone un riesgo no solo de potenciales robos o pérdidas de datos, sino también de severas penas financieras de hasta 20 000 000 € o el 4% de los beneficios globales de una empresa si se descubre que no cumple con el reglamento 2. Por lo tanto, si te preocupas por tu negocio, la mejor decisión que puedes tomar este año será conocer la tecnología que usas y cómo utiliza, almacena y comparte datos, los riesgos relacionados y las oportunidades para proteger los datos.

Con respecto a esto, debes tener en cuenta que, en la época digital actual, las impresoras y escáneres de confianza no son solo equipo de oficina. Han pasado a ser un vínculo esencial en redes de oficinas, ya que nos conectan a unidades compartidas, equipos portátiles, teléfonos móviles y tablets. Los desarrollos tecnológicos han conseguido que las impresoras multifunción y los escáneres conectados a la red puedan conectarse a varios dispositivos para gestionar, ordenar y procesar grandes cantidades de datos empresariales y personales.

Aunque esta tecnología ha avanzado a lo largo del tiempo, el conocimiento de sus funcionalidades y las necesidades de protección no la han acompañado. De hecho, en un informe de seguridad reciente, se califica a las impresoras multifunción como el "eslabón débil"de la infraestructura de TI, ya que, en el 61% de las empresas encuestadas, se produjo al menos una incidencia de seguridad debido a impresiones inseguras 3.

Hay dos vulnerabilidades clave relacionadas con las impresoras multifunción y los escáneres que las hacen susceptibles de robo o pérdida de datos. Las organizaciones deben gestionarlas correctamente para evitar potenciales infracciones bajo el nuevo RGPD:

  1. Acceso no autorizado a la red: las impresoras y los escáneres pueden ser un punto de entrada a la red empresarial, ya que es posible que haya múltiples tipos de dispositivos conectados a una impresora de oficina, como equipos portátiles, tablets y teléfonos móviles.

  2. Impresiones no recogidas: esta es quizás la más obvia. Los documentos con información confidencial que no haya cogido nadie de la impresora son susceptibles de aportar información a personas no adecuadas.

Teniendo en cuenta la transición que está sufriendo la tecnología de oficina y los potenciales riesgos relacionados, las impresoras multifunción y los escáneres Epson ofrecen soluciones para las necesidades de los clientes para asegurar que se pueden solucionar y controlar los problemas de seguridad, de forma que las empresas puedan cumplir con los nuevos requisitos del RGPD. Estas soluciones se pueden clasificar en tres categorías, que solucionan los principales riesgos:

  • Seguridad de documentos mejorada:se puede usar un sistema de administración de impresión para conceder permisos, autenticar e identificar usuarios, y controlar qué puede hacer cada usuario en un dispositivo de impresión. Se puede evitar que los documentos confidenciales caigan en las manos equivocadas, ya que las impresiones solo se entregan a su propietario. Otras características de administración avanzadas permiten un mayor control del flujo de documentos de maneras más seguras.

  • Seguridad del disco duro:cuando es necesario sustituir una impresora, toda la información confidencial de la impresora actual se puede eliminar restableciendo toda la configuración a la predeterminada de fábrica (inicialización).

  • Comunicación segura o encriptada:al usar la función integrada IP Filtering (Filtrado de IP), los usuarios pueden filtrar las direcciones IP, los tipos de servicios y los números de los puertos de recepción y transmisión. De esta forma, el administrador de la red puede controlar y definir quién tiene acceso. Con la función IPSec también se puede encriptar todas las comunicaciones a través de la red. La función de código PIN concede acceso solo a aquellas personas con el número. Para añadir una capa adicional de seguridad, estas impresoras disponen de compatibilidad completa con los protocolos más recientes en materia de seguridad y encriptación.

Las impresoras y los escáneres de hoy en día ofrecen una avanzada tecnología de oficina y los datos que recopilan, almacenan y comparten deberían protegerse. Por suerte, hay soluciones que acabarán con tus preocupaciones, ya que te permiten asegurarte de que tu empresa mantiene el control y cumple con la normativa.

Para obtener más información acerca de la seguridad de impresoras y escáneres, lee nuestro documento "RGPD y seguridad de TI: Qué supone para la impresión y el escaneado en tu empresa".

1. Forrester, 2018 Predictions 2018: A year of reckoning
2. GDPR IDC Whitepaper PDF, página 2
3. Quocirca, Print security: An imperative in the IoT era, 2017, página 3