Uso eficaz del correo electrónico en 9 sencillos pasos

Natalia Gómez del Pozuelo te da los mejores consejos para que gestiones tu correo electrónico eficientemente

Uso eficaz del correo electrónico en 9 sencillos pasos

Post exclusivo de la colaboradora del blog Natalia Gómez de Pozuelo (@NataliaGomez_es).

En cualquier actividad, la forma en la que nos comunicamos es el patrón por el que se nos valora, y la comunicación es la herramienta base para la consecución de nuestros objetivos. Pero, hoy en día, la cantidad y variedad de formas de comunicarnos pueden provocar dispersión a la hora de afrontar el trabajo, divergencias en la imagen que damos, saturación y falta de foco.

Antes, el correo electrónico era un medio de comunicación rápido, seguro y eficaz, pero hoy en día, es una herramienta que está saturada, llena de spam, no es segura ni eficaz.

En muchas empresas está siendo sustituido por repositorios de información, redes sociales corporativas, programas de gestión de proyectos, incluso el Whatsapp, pero en otras, sigue siendo muy utilizado y es importante que analicemos la forma de sacarle el máximo partido.

Los usuarios de correo electrónico en las empresas reciben del orden de 200 emails por día, de los cuales, la mayoría no tendrían por qué recibirlos, 18% es spam, y muchos otros son correos en los que están copiados y no deberían estarlo.

Si utilizamos el correo de forma más eficaz, podemos ahorrar 30 días al año por persona.

A continuación, veremos un resumen de los consejos que suelo dar en los cursos que imparto sobre Comunicación escrita eficaz en la empresa.

  1. Plantéate CADA VEZ que vayas a escribir un correo si de verdad es necesario

Muchas veces con una llamada telefónica me puedo evitar muchas “idas y vueltas” por escrito.  Abusamos del correo porque nos da la falsa sensación de que la tarea que tenemos que llevar a cabo se ha completado al mandar el email, pero nos estamos engañando a nosotros mismos, lo único que hemos hecho es echarla a “otro tejado”, que a su vez suele estar igual de desbordado de correos que nosotros mismos, por lo que es muy posible que esa tarea se quede en el limbo y sin hacer.

Somos eficaces en la medida en la que logramos realizar las tareas necesarias para cumplir objetivos, no porque seamos capaces de mandar muchos correos.

  1. Manda el correo SOLO a las personas estrictamente necesarias

Solemos abusar del “Para:” y el “CC”, sobre todo en las grandes empresas, en las que se usa como mecanismo de “sacar culpas fuera”. Con un “ya se lo mandé” podemos dar por finiquitado el asunto cuando nos preguntan por algo. Pero no nos damos cuenta de que con eso estamos contribuyendo a una cultura en la que lo importante es señalar quién hizo o dejó de hacer, en vez de buscar la eficacia y la resolución del asunto.

Además, esa actitud solo sirve para colapsar los buzones de correo de la empresa. Por tanto, como norma general:

Cuantas menos personas incluyas en el correo, más eficaz serás.

El “BCC” o copia oculta utilízalo solo para proteger las direcciones de correo en caso de envíos masivos. Otros usos suelen traer problemas consigo.

  1. El “asunto” es lo más importante de tu email, ¡cuídalo! 

Es lo que va a leer primero el destinatario y, en función de ello, se decidirá a abrirlo, a darle más prioridad o a que se vaya perdiendo entre los muchos correos que dejamos para más tarde y que luego se ven cubiertos por la tonelada de nuevos emails que llegan al buzón de entrada.

Además, es el elemento que se utiliza en mayor medida para las búsquedas de información, por lo que debe ser:

  • Descriptivo
  • Detallado
  • Que contenga un mini resumen de lo que deseamos comunicar.

No funcionan “Asuntos” genéricos como: varios, llamada, reunión… Tampoco conviene poner palabras tipo: rebajas, oferta…  es posible que si lo haces, el sistema antispam mande tu correo a la bandeja de no deseados.

  1. Envía menos emails y ¡recibirás menos!

Como hemos comentado antes, el número de mensajes que intercambiamos no es indicativo de nuestra productividad, más bien al contrario, cuantos más recibimos y enviamos, menos tiempo tenemos para hacer las cosas realmente importantes, como pensar, vender, crear, gestionar…

Trata de no utilizar la opción “responder a todos” que suele ser fuente de ruido.

  1. Date de baja de cualquier suscripción que no estés teniendo tiempo de leer

Nos resulta más fácil eliminar el correo, pero es mucho más eficaz darse de baja de la lista de suscripción y nos lleva casi el mismo tiempo. Los remitentes de correos masivos tienen la obligación de incluir en el email una forma sencilla de darse de baja, si no es así, márcalo como Spam (eso y todo el correo no deseado que recibas), tu filtro de spam aprenderá de tus gustos y dejará de enviarte ese tipo de mensajes.

  1. Utiliza filtros que distribuyan los correos a carpetas específicas

Te pongo un ejemplo: mensajes que llegan de una determinada red social, o de grupos, o newsletters… Puedo establecer un filtro a través del sistema de correo (suele ser muy sencillo y normalmente está en configuración), en el que especifico que si me llega de una dirección determinada, me lo archive en una carpeta que yo defina. De esa manera, no ahogaré los correos importantes entre la publicidad o los correos menos urgentes y no tendré la sensación de no llegar que produce una bandeja de entrada llena.

  1. El consejo más importante: abre el correo cada dos horas ¡no constantemente!

Muchas veces, en vez de ser nosotros mismos los que marcamos las prioridades de nuestro trabajo, es el correo electrónico el que lo hace. Cuando en clase de comunicación hablo de abrir el correo electrónico solo 4 veces al día y establecer un tiempo acotado para gestionarlo, muchos profesionales se llevan las manos a la cabeza y me dicen que eso se lo cuente a su jefe.

Mi consejo: educa a tu jefe. Dile que si hay algo realmente urgente (pocas cosas no pueden esperar dos horas), que te llame por teléfono, redundará en su beneficio ya que te permitirá ser más eficaz y sacar más trabajo adelante.

  1. Hay veces en que no se puede responder

Venimos de una cultura en la que SIEMPRE se respondía a los correos. Pero:

En la era de la infoxicación, es imposible responder a TODOS los mensajes.

Infoxicación = intoxicación por exceso de información

Por tanto, te aconsejo que hagas las paces con la imposibilidad de llegar a todo y con la imperfección. En esta era es difícil responder a todo el que lo desea.

  1. Un buen sistema de archivo te ayudará a ser más eficaz

El correo electrónico se ha convertido en nuestro archivo principal, por tanto, asegúrate de tener las carpetas bien ordenadas y la bandeja de entrada con los pendientes (o el sistema que elijas). Al principio parece incómodo o latoso, pero, en el largo plazo, ahorra mucho tiempo de búsqueda.

Muchas empresas se están planteando dejar de utilizar el correo electrónico, pero, mientras llega un sucesor más eficaz, necesitamos optimizar su gestión y contagiar la cultura de la eficacia al resto de colaboradores, ya que es una de las causas de mayores ineficacias en el trabajo puesto que le dedicamos, en muchos casos, más de un 50% de nuestro tiempo.

Cuida el uso que haces del correo electrónico y tus resultados mejorarán sustancialmente